Falcoverage
Guide d'utilisation

Falcoverage est une solution de pilotage du stock et des achats conçue pour les marques internationales gérant des produits fondation (catalogue permanent) et capsule (collections temporaires). Il analyse automatiquement vos ventes pour calculer une vélocité, anticiper les ruptures, gérer les commandes fournisseurs et synchroniser vos WMS partenaires.

Vos droits selon votre rôle

Votre espace Falcoverage est hébergé sur une base de données dédiée : aucun produit, aucune vente, aucun fournisseur n'est partagé avec un autre compte. Cette isolation garantit la confidentialité de vos données commerciales.

Se connecter à votre espace

1. Rendez-vous sur la page d'aiguillage du site (« Entrez votre espace ») et saisissez le nom de votre espace, ou accédez directement à votre sous-domaine votre-espace.falcoverage.com.
2. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
3. Vous arrivez sur le tableau de bord de votre espace. Pensez à mettre votre sous-domaine en favori pour les prochaines connexions.

L'interface est organisée autour d'un menu latéral gauche permanent. En V2.0, de nouvelles rubriques sont disponibles selon les modules activés dans les paramètres.

Profil & langue de l'interface

Le menu en haut à droite donne accès à votre Profil. Vous pouvez y choisir la langue du compte entre le français et l'anglais ; l'option « Suit la langue par défaut » applique la langue définie par l'administrateur pour l'ensemble du compte (voir Paramètres → Langue). Le choix est propre à chaque utilisateur et s'applique immédiatement.

Sélecteur d'entrepôts global

Dès qu'au moins 2 entrepôts actifs existent, un sélecteur apparaît dans la barre du haut (à droite). Il présente une case par entrepôt plus une case « Tous les entrepôts » :

• cochez un entrepôt → toutes les pages (tableau de bord, catalogue, alertes, réassort, fiche produit, analytique, ventes) n'affichent que ses données ;
• cochez plusieurs entrepôts → les données sont agrégées sur ce sous-ensemble ;
• « Tous les entrepôts » → vue consolidée (comportement par défaut).

Le choix persiste pendant toute la navigation jusqu'à modification. Sur la fiche produit, ce sélecteur global pilote aussi le graphique de projection (l'ancien sélecteur local Asie/Europe disparaît).

Le tableau de bord résume l'état de santé de votre stock, de vos commandes et de votre performance fournisseurs en un coup d'œil.

Les indicateurs clés (KPIs)

• Produits actifs — Nombre total de références en stock.
• Valeur du stock — Valorisation au prix de revient, consolidée en EUR.
• Ventes du mois — Chiffre d'affaires sur les 30 derniers jours.
• Alertes ouvertes — Nombre d'alertes non traitées.

Commandes en attente d'approbation

Si le workflow d'approbation est activé, un bloc dédié affiche les POs en statut PENDING_APPROVAL que vous devez valider ou rejeter.

Le catalogue liste toutes les références actives avec leurs indicateurs de stock en temps réel. C'est la vue de référence pour comprendre l'état de chaque produit.

Lire le tableau

Filtrer et rechercher

• La barre de recherche filtre sur SKU et nom.
• Filtres disponibles : type, alerte, fournisseur, entrepôt, anomalies de vélocité.
• Sélecteur 20 / 50 / 100 / 200 lignes par page.

Fiche produit

Cliquez sur une ligne pour la fiche détaillée : historique de stock, graphique des ventes, POs en cours, onglet Sources pour gérer les fournisseurs.

Actions groupées Supply Manager

• Basculer en Fondation / Capsule.
• Archiver (réversible par un Admin).

Un même produit peut être approvisionné chez plusieurs fournisseurs avec des conditions distinctes (prix, MOQ, délai, devise, référence fournisseur). Cette fonctionnalité permet de gérer les fournisseurs de secours, les sourcings par zone géographique, et la comparaison de coûts.

Configurer les sources d'un produit Supply Manager

1. Allez dans Catalogue et cliquez sur un produit pour accéder à sa fiche.
2. Cliquez sur Modifier, puis sélectionnez l'onglet Sources d'approvisionnement.
3. Cliquez sur + Ajouter une source.
4. Renseignez : fournisseur, référence fournisseur (supplier_sku), prix d'achat, devise, délai (jours), MOQ, pack size.
5. Cochez Source principale pour désigner le fournisseur utilisé par défaut dans le réassort.
6. Sauvegardez. La source apparaît dans la liste avec ses conditions.

Comprendre l'affichage

Impact sur le réassort

En vue Par fournisseur, les produits multi-sourcés apparaissent dans chaque groupe fournisseur. Pour chaque source, Falcoverage affiche le delta de coût par rapport à la source principale, permettant de choisir la source la plus adaptée à la commande en cours.

Fiches fournisseurs

Chaque fournisseur dispose d'une fiche listant ses produits référencés, ses délais habituels, ses conditions de paiement, son incoterm par défaut et ses commandes en cours.

Créer une commande Supply Manager

1. Allez dans Commandes et cliquez sur Nouvelle commande.
2. Sélectionnez le fournisseur, l'entrepôt de destination, la devise de commande et l'incoterm.
3. Ajoutez les lignes produits (le supplier_sku est pré-rempli depuis la source configurée).
4. Sauvegardez en Brouillon. Si le workflow d'approbation est activé, soumettez ensuite à validation.

Workflow d'approbation financière V2.1

Lorsque le module est activé dans les Paramètres, toute commande dépassant un seuil configuré doit être approuvée avant d'être envoyée au fournisseur.

• L'acheteur clique sur Soumettre à approbation sur la fiche PO.
• Falcoverage identifie la règle applicable (ex : montant > 10 000 € → validation Manager) et envoie un email au validateur avec un lien direct.
• Le validateur clique sur Approuver ou Rejeter (avec note obligatoire).
• Si aucune règle ne correspond au montant, la commande est approuvée automatiquement.

Multi-devises V2.1

Chaque commande est libellée dans la devise du fournisseur (USD, CNY, HKD, EUR…). Falcoverage applique automatiquement le taux de change ECB du jour et affiche le montant consolidé en EUR sur toutes les vues de synthèse.

PDF Bon de commande V2.1

Sur la fiche d'une commande, le bouton Télécharger PDF génère un document professionnel comprenant :

• En-tête avec N° PO, fournisseur, entrepôt, dates et incoterm.
• Tableau détaillé : produit, SKU interne, SKU fournisseur, quantité, prix unitaire, total.
• Sous-total dans la devise de commande + taux de change + total consolidé EUR.

PDF Bon de réception V2.1

Après la saisie de la réception, le bouton Bon de réception PDF génère un document de réception avec :

• Résumé : quantités commandées, reçues, manquantes et taux de service global.
• Tableau ligne par ligne avec écart et statut (Complet / Partiel / Absent).

Cycle de vie complet d'une commande

Les statuts additionnels gérés par Falcoverage :

La section Ventes présente l'historique des ventes importées ou synchronisées dans Falcoverage. C'est la base qui alimente tous les calculs de vélocité et de couverture.

Ce que vous pouvez consulter

• Toutes les ventes sur la période glissante (configurable dans les paramètres).
• Filtres par produit, entrepôt, canal (B2C Shopify / B2B), ou période.
• Total des unités vendues et chiffre d'affaires par commande.
• Sélecteur 20 / 50 / 100 / 200 lignes par page.

Le moteur d'alerte analyse en continu l'état du stock et génère des alertes hiérarchisées par urgence. Les seuils bas sont relatifs au délai fournisseur (lead time) : un produit avec 180 jours de délai et un produit livré en 2 jours ne sont pas jugés avec la même règle. La couverture est comparée au lead time du fournisseur principal du produit (avec repli sur le délai produit, puis un délai par défaut paramétrable).

Les niveaux d'alerte

Traiter une alerte Supply Manager

1. Cliquez sur Prendre en charge pour indiquer qu'une action est en cours (ajoutez une note).
2. L'alerte passe en statut ACKNOWLEDGED — visible mais traitée.
3. Une fois le stock réapprovisionné, cliquez Résoudre. L'alerte se ferme.

Le plan de réassort calcule automatiquement les quantités à commander pour chaque produit en alerte, groupées par fournisseur.

Formule de calcul du réassort

Pour chaque produit Fondation en alerte :

• Besoin total = Vélocité × (Lead time + Couverture cible)
• Déjà couvert = Stock disponible + En transit + En commande
• Quantité suggérée = max(MOQ, ceil((Besoin − Déjà couvert) / Pack size) × Pack size)

Multi-sourcing dans le réassort

En V2.0, les produits avec plusieurs sources apparaissent dans chaque groupe fournisseur. Pour chaque ligne, vous voyez les conditions de la source (prix, délai, MOQ). Cochez le fournisseur de votre choix avant de générer la commande.

Générer une commande depuis le plan Supply Manager

1. Sélectionnez les lignes à commander (par fournisseur).
2. Sélectionnez l'entrepôt destinataire.
3. Cliquez sur Générer commande(s) brouillon. Un brouillon de PO est créé par fournisseur.
4. Si le workflow d'approbation est activé, soumettez chaque PO à validation.

Un ordre de transfert (STO) permet de déplacer du stock entre entrepôts pour rééquilibrer la couverture.

Cycle de vie d'un STO

Impact sur le stock

La gestion des ASN répond à deux besoins courants dans les supply chains internationales :

• Éclatement : une PO de 1 000 unités livrée en 2 conteneurs avec des ETAs différents.
• Regroupement : plusieurs POs (même fournisseur ou fournisseurs différents) dans un même conteneur.

Créer un ASN Supply Manager

1. Allez dans ASN / Conteneurs et cliquez sur Nouvel envoi.
2. Renseignez la référence envoi, le mode de transport (SEA / AIR / ROA), le pays d'origine, et l'ETA.
3. Ajoutez les lignes en sélectionnant la PO et la quantité expédiée dans ce conteneur.
4. Associez l'entrepôt destinataire.
5. Sauvegardez en statut EN PRÉPARATION.

Cycle de vie d'un ASN

Suivi de la flotte

La liste des ASN affiche pour chaque envoi : l'ETA, le mode de transport, les POs incluses, le numéro de tracking et le statut actuel. Vous pouvez filtrer par statut ou par entrepôt destinataire.

Le rapprochement 3 voies (3-way match) est la comparaison entre :

• Le montant PO — ce qui a été commandé et à quel prix.
• Le montant reçu — qté réellement reçue × prix unitaire.
• Le montant facturé — ce que le fournisseur réclame.

Enregistrer une facture Supply Manager

1. Allez dans Factures et cliquez sur Nouvelle facture.
2. Sélectionnez le fournisseur, saisissez la référence facture, la date et la devise.
3. Saisissez le montant total HT dans la devise de facturation.
4. Uploadez le PDF de la facture (optionnel mais recommandé pour l'archivage).
5. Liez la facture à la PO correspondante. Falcoverage lance automatiquement le rapprochement.

Statuts du rapprochement

Falcoverage peut se synchroniser en temps réel avec votre WMS Shippingbo (Phase 1 — Europe) via un système de webhooks. Chaque mouvement de stock détecté par Shippingbo est automatiquement répercuté dans Falcoverage.

Configurer la synchro Admin

1. Allez dans Paramètres → Intégrations → Shippingbo.
2. Activez le module et saisissez votre clé API Shippingbo et votre App ID.
3. Falcoverage génère un token webhook unique. Copiez-le.
4. Dans l'interface Shippingbo, créez un webhook de type ProductStockVariation pointant vers l'URL : /webhooks/shippingbo/{votre-token}
5. Sauvegardez. La synchro est opérationnelle.

Ce qui est synchronisé

Mapping des références

Le champ sku de Shippingbo doit correspondre exactement au champ sku de Falcoverage. Si un SKU Shippingbo est inconnu dans le catalogue, la mise à jour est ignorée et un avertissement est loggué.

Si vous vendez sur Shopify, Falcoverage peut se connecter à votre boutique pour récupérer automatiquement votre catalogue, vos niveaux de stock et votre historique de commandes. La connexion s'appuie sur une application personnalisée Shopify que vous créez côté boutique, avec un accès en lecture aux produits, commandes, inventaire et emplacements.

Connecter votre boutique Admin

1. Dans l'administration Shopify, créez une app personnalisée (Paramètres → Applications et canaux de vente → Développer des applications) et accordez-lui les accès en lecture aux produits, commandes, inventaire et emplacements.
2. Installez l'app et copiez l'Admin API access token généré.
3. Dans Falcoverage, allez dans Paramètres → Intégrations → Shopify et collez le domaine de la boutique (ex : ma-boutique.myshopify.com) ainsi que l'Admin API access token.
4. Cliquez sur Tester la connexion pour vérifier que Falcoverage joint bien votre boutique.
5. Cliquez sur Synchroniser pour lancer l'import des données.

Ce qui est importé

La section Analytique regroupe cinq vues complémentaires pour analyser la performance et identifier les anomalies.

Stock global

Tableau récapitulatif du stock de tous les produits actifs, avec valorisation EUR, couverture en jours, et répartition par entrepôt. Exportable CSV.

Ventes perdues

Estimation du manque à gagner lié aux ruptures. Falcoverage réintègre statistiquement la demande pendant les périodes de rupture (vélocité × prix de vente × durée rupture).

Stock dormant

Produits sans vente depuis plus de 90 jours (seuil configurable). Actions en lot : sélection + archivage groupé.

Vision graphique (prévision)

Courbe de stock prévisionnelle pour un produit et entrepôt donnés, avec détection des commandes anomaliques (outliers de vélocité) et gestion de leur inclusion/exclusion dans le calcul.

Produits à archiver

Produits sans stock ni vente depuis N jours. Archivage en masse possible avec sélection granulaire par ligne ou sélection globale (type Gmail).

Les 3 indicateurs

Lire le dashboard OTIF

• Sélectionnez la période d'analyse (3, 6, 12 ou 24 mois).
• Les KPIs globaux (toutes sources confondues) sont affichés en haut.
• Le graphique de tendance mensuelle montre l'évolution de l'OTIF dans le temps.
• Le tableau détaillé classe les fournisseurs par OTIF décroissant.
• Le délai moyen (positif = livraison en retard, négatif = en avance) est affiché par fournisseur.

Configurer la tolérance Admin

Allez dans Paramètres → OTIF pour définir la tolérance "on-time" en jours (ex : ±3 jours = une livraison à J+3 de l'ETA est considérée à l'heure). Le seuil "in-full" est fixé à 100% (quantité complète obligatoire).

En complément de la synchro automatique Shippingbo, Falcoverage accepte des imports CSV manuels pour les données historiques ou les zones non couvertes par le webhook.

3 types d'import

Formats CSV

Ventes — Obligatoires : sale_date, sku, quantity — Optionnels : warehouse_code, unit_price, sales_channel

Stock — Obligatoires : sku, warehouse_code, quantity_on_hand

Produits — Obligatoires : sku, name (pour les nouveaux)

Les paramètres sont accessibles uniquement aux Admin. Ils regroupent la configuration globale du compte et l'activation des modules V2.0.

Seuils d'alerte

Les seuils bas (Critique / Vigilance) sont relatifs au lead time du fournisseur principal et n'ont donc pas de valeur en jours fixe. On règle plutôt le comportement global ci-dessous (définissable globalement et par Business Unit) :

Multi-entrepôt

Le module multi-entrepôt s'active automatiquement dès qu'au moins 2 entrepôts actifs existent. Il débloque : le sélecteur d'entrepôts global (barre du haut, voir Navigation), les alertes Déséquilibre fort / modéré à deux niveaux, les transferts inter-entrepôts (menu Transferts) et l'onglet Transit (matrice des délais de transfert entre sites). On y règle aussi le mode de couverture (Global / Zones / Zones + repli) et l'autorisation d'utiliser un entrepôt en Vigilance comme source de transfert.

Workflow d'approbation V2.1

Configurez les règles de validation des POs par montant EUR :

• Cliquez sur + Ajouter une règle.
• Définissez le montant maximum EUR et le validateur (choisi parmi les utilisateurs).
• Les règles sont évaluées dans l'ordre de priorité (rank) : la première règle dont le montant max ≥ montant PO s'applique.
• Si aucune règle ne correspond, la PO est approuvée automatiquement.

Intégration WMS / Shippingbo V2.1

• Activez le module, saisissez la clé API et l'App ID Shippingbo.
• Copiez le token webhook généré et configurez-le dans Shippingbo.

Devises et taux de change V2.1

• Définissez les devises actives (USD, CNY, HKD, GBP…).
• Les taux de change sont récupérés automatiquement quotidiennement depuis la Banque Centrale Européenne (ECB).
• Tous les montants sont consolidés en EUR dans les vues de synthèse.

OTIF — Tolérance V2.1

Définissez le nombre de jours de tolérance pour le calcul "On-Time" (ex : 3 jours = livraison à J+3 de l'ETA est considérée à l'heure). Modifiable à tout moment sans impact sur les données historiques.

Module Factures & 3-way match V2.1

Activez ce module pour accéder à la gestion des factures fournisseurs et au rapprochement automatique. Une fois activé, le menu Factures apparaît dans la navigation.

Langue V2.2

L'interface Falcoverage est disponible en français et en anglais. Dans Paramètres → Langue, l'Admin définit la langue par défaut du compte, appliquée à tous les utilisateurs qui n'ont pas fait de choix personnel. Chaque utilisateur peut ensuite choisir sa propre langue dans son Profil (voir Navigation).

Utilisateurs

Gérez les accès utilisateurs : créer un compte, modifier le rôle (Admin / Supply Manager / Reader), désactiver un accès.

Audit trail V2.1

Toutes les opérations sensibles (création/modification de PO, validation de facture, modification d'un produit, approbation, etc.) sont tracées automatiquement avec l'utilisateur, la date, l'IP et l'état avant/après. Le journal d'audit est accessible aux Admins dans les Paramètres.